智能檔案柜的出現(xiàn)解放了大量檔案室工作人員的重復(fù)工作，但不同的文件柜有不同的使用方式，甚至很多人根本不懂智能檔案柜的使用，那么如何使用它們來提高工作效率呢？

一，建立文件；智能檔案柜通常與計算機(jī)協(xié)同工作，因此在建立檔案之前，工作人員需要對文件進(jìn)行詳細(xì)分類，從重要文件到普通文件進(jìn)行合理的劃分和管理。借助檔案柜的計算機(jī)功能，只有在存儲清楚的情況下，才能在分區(qū)進(jìn)行準(zhǔn)備工作，有效地檢索文件和材料。

二，標(biāo)簽和條形碼；無論是普通檔案柜還是智能檔案柜，都需要標(biāo)簽和條形碼標(biāo)記，可以在計算機(jī)上進(jìn)行控制調(diào)整，但在存儲文件中，需要用合同、榮譽(yù)勛章等相應(yīng)的標(biāo)簽對每一數(shù)據(jù)進(jìn)行標(biāo)注，并給出數(shù)字順序、年份等，這樣才能有效地對應(yīng)計算機(jī)存儲文件，確保對數(shù)據(jù)的訪問是萬無一失的。

三，有專門的管理；當(dāng)一個人熟悉工作流程時，無論是否通過計算機(jī)訪問，大致位置和信息都已打印在員工的腦海中，因此，對智能檔案柜的特殊管理不僅提高了安全保護(hù)數(shù)據(jù)的作用，而且也是提高員工的工作能力。

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