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智能檔案柜為何能人1個(gè)人做5個(gè)人的工作

日期:2022-04-26 15:33:31
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智能檔案柜為何能人1個(gè)人做5個(gè)人的工作

隨著科技不斷進(jìn)步,現(xiàn)在已經(jīng)逐漸步入只能化時(shí)代,很多東西都開始變得智能,人們生活也變得越來(lái)越方便。其中最大改變就是檔案管理,以前需要5個(gè)人完成的工作,現(xiàn)在只需要一個(gè)人就可以完全,為什么可以做到這一點(diǎn),現(xiàn)在就來(lái)看看智能檔案柜的好處。


1. 尋找檔案更簡(jiǎn)單

以前尋找檔案非常麻煩,因?yàn)橐粋(gè)大企業(yè)檔案實(shí)在太多,如果領(lǐng)導(dǎo)急要,一個(gè)人根本找不過(guò)來(lái),所以以前檔案管理至少需要3-5個(gè)人才能做好這件事。要知道檔案每年都要整理,并不是丟在檔案室就不管不顧,自然需要人手比較多。

以前尋找檔案,需要一個(gè)個(gè)檔案去翻,如果檔案沒有被動(dòng)過(guò)還好說(shuō),如果曾經(jīng)有人動(dòng)過(guò)檔案,但是又沒有告知檔案管理員,找起來(lái)可能會(huì)讓人暴走。

但是有智能檔案柜以后完全不同,每個(gè)檔案都會(huì)進(jìn)行編碼,檔案在哪里從系統(tǒng)上可以一目了然,如果系統(tǒng)搜索不到,證明檔案已經(jīng)被去走。


2. 容易追蹤檔案在誰(shuí)手里

以前沒有智能檔案柜,都是依靠人手進(jìn)行登記,有時(shí)候檔案管理員不在,可能說(shuō)一聲就拿走了,事后也忘記登記,這樣找起來(lái)就會(huì)非常麻煩。但是有檔案柜以后,不管誰(shuí)取檔案都需要錄入信息,這樣檔案在誰(shuí)手里一目了然。


有智能檔案柜以后,檔案無(wú)論是整理,還是取還都非常方便,企業(yè)也不需要太多人去管理,這樣無(wú)形中就可以減少企業(yè)用人成本。

 


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